【驚愕】ビジネスイベントがLINEと「Yobunara」で激変！WEB招待状革命

ビジネスイベントの招待業務は、時間と手間がかかり、出席管理も煩雑で非効率的でした。しかし、WEB招待状サービス「Yobunara」を使えばそれらの問題が一気に解消されます。

この記事では、YobunaraとLINEを組み合わせることで実現する、イベント招待業務の革新的な効率化について解説します。ビジネスイベントの運営に携わる方には、ぜひ参考にしていただきたいサービスです。

※この記事には一部PRが含まれます

従来のイベント準備の問題点

ビジネスイベントの準備は、多くの企業にとって大きな課題となっています。特に、従来の方法では以下のような問題点が顕著でした。

時間と手間がかかる

従来のイベント準備では、紙の招待状の作成から発送まで、すべて手作業で行う必要がありました。

東急不動産の黒河様の事例では、「通常は、何ヶ月も前から、ゲストの役職、リストを担当が全員確認、宛先も問題ないか確認してから印字にかけて、ハガキや封書を集めて一斉に配送して、返信期限までに戻ってこない方をまた追いかけて、とかなり時間がかかります」^[1]と述べています。

このような手間と時間は、特に大規模なイベントでは膨大なものとなります。

OB名簿が古くなりがち

神奈川大学アメリカンフットボール部Atomsの事例では、「肝心のOB名簿の情報も歯抜けの状態で、住所も合っているのか分からない、もしくは連絡先すら分からないOBも多い状態でした」^[2]と報告されています。

これは多くの組織が抱える共通の問題で、特に長期間にわたって連絡を取っていない場合に顕著です。

出席管理が面倒くさい

紙の招待状を使用する場合、返信はがきの管理や集計作業が必要となります。これは単純作業ではありますが、非常に時間がかかり、ミスも起こりやすい作業です。また、リアルタイムでの出席状況の把握が困難で、イベントの規模や内容の調整が難しくなります。

これらの問題点は、イベント準備の効率を大きく下げ、主催者に多大なストレスを与えています。次世代のイベント管理ツールの必要性が、ここから明確に見えてきます。

WEB招待状「Yobunara」とは？

Yobunara（ヨブナラ）は、株式会社ココチエ^[3]が運営するイベントの招待業務を効率化するWEB招待状サービスです。従来のイベント準備の問題点を解決し、主催者の負担を大幅に軽減します。

WEB招待状を作成するとURLが発行され、そのリンクをLINEやメールで招待したい人に共有するという流れを辿ります。神奈川大学アメリカンフットボール部Atomsの事例ではLINEグループで共有しておりました^[2:1]。

以下は実際に作成できるサンプルです。上部に任意のヘッダーを設定でき、その下に「挨拶」「日時・会場」「出欠」の3つのメニューが用意されています。

すぐ下には招待状のメッセージとイベント会場の地図が用意されます。

ページの一番最後にはイベントまでのカウトダウンと回答フォームが用意されており、クリックするとGoogleフォームのような出欠フォームが出現します。この出欠フォームで必要事項を記入し提出すると、管理画面に出欠データベースが自動作成されます。

とても直感的に使える仕様となっており、参加者に前準備等は一切必要ないことがお分かりになると思います。もし、ご自身でサンプルを確かめたい方は、公式サイトの以下のボタンからご自身専用のサンプル招待状を作成できます。

以下に、Yobunaraの主要な機能を紹介します。

機能1．WEB上で簡単にオリジナルの招待状を作成できる

Yobunaraでは、プロがデザインした洗練されたテンプレートを使用して、簡単にWEB招待状を作成できます。日時、場所、挨拶文、画像などの必要情報を入力するだけで、おしゃれな招待状が完成します。これにより、紙の招待状作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。

機能2．ゲストに招待状を一斉送信できる

作成したWEB招待状は、メールやLINE、Facebook、SMSなど、様々な方法で一斉に送信できます。東急不動産の事例では、500〜1000名規模のイベントでも、短期間で招待状を送付することができました。これにより、OB名簿が古くなりがちという問題も解決できます。

また、ゲストの出欠管理も一括で確認出来ます。

機能3．QRコードで当日受付がスムーズになる

Yobunaraの「スマート受付」機能を使用すると、QRコードによる受付が可能になります。具体的にはYobunaraアカウントのサイドメニューから「受付端末」を選択し、受付端末にしたいデバイスでQRコードを読み込むだけです。詳しくはヘルプセンターをご覧ください。

東急不動産の黒河様は、「受付で停滞しないようにしたい」というニーズに対して、この機能が非常に便利だと評価しています。これにより、当日の受付業務が大幅に効率化され、主催者とゲスト双方の負担が軽減されます。

Yobunaraは、これらの機能を通じて、イベント準備の効率を大きく向上させ、主催者に多大なストレスを与えていた従来の問題点を解決します。次世代のイベント管理ツールとして、ビジネスシーンでの活用が期待されています。

導入事例から考えるLINE×Yobunaraの活用方法とは？

実際にLINEとYobunaraを組み合わせて活用している企業の事例を見ていきましょう。それぞれの事例から、LINE×Yobunaraならではの活用方法を学ぶことができます。

神奈川大学アメリカンフットボール部 Atoms の事例

神奈川大学アメリカンフットボール部 Atoms は、創立50周年記念式典の招待業務にYobunaraを活用しました。招待客は100名以上と大規模で、OB名簿の情報が不十分な中、LINE×Yobunaraの組み合わせで効率的に招待業務を行うことができました。

具体的には、まず全OBのグループLINEを作成し、そこにYobunaraのWEB招待状URLを投稿しました。これにより、簡単に招待状を送付できただけでなく、出欠の返信をCSVデータで書き出すことで、OB名簿のデータ化と最新化も同時に実現できました。

さらに、出欠状況をリアルタイムで確認できるYobunaraの画面をスクリーンショットし、定期的にLINEグループで共有。出席者数の「見える化」により、参加者が当初の想定の約2倍の208名になったそうです。

東急不動産株式会社 都市事業本部 の事例

東急不動産株式会社は、テナント向けのイベントにYobunaraを活用しました。500〜1000名規模のイベントを短期間で準備する必要があり、紙の招待状では間に合わないためYobunaraを導入。QRコード認証による受付機能など、必要な機能が全て揃っていたことから即決したそうです。

特に当日の受付業務では、Yobunaraの「スマート受付」機能が大きなメリットになったと言います。QRコードによる受付は紙の招待状では実現できないことで、大規模イベントでは今後も利用したいとのことでした。

このように、LINEとYobunaraを上手く組み合わせることで、大規模イベントの招待業務を効率化し、ゲストとのコミュニケーションを活性化できることがわかります。皆さんも、ぜひ参考にしてみてください。

Yobunaraのメリットとデメリット

Yobunaraは、イベント準備の効率化に大きく貢献するサービスですが、他のサービスと比べた際のメリットとデメリットを理解しておくことも重要です。ここでは、Yobunaraの主な利点と欠点を整理します。

メリット: ビジネスシーンでも使いやすい

Yobunaraは、ビジネスシーンでの利用に適した機能を多数備えています。例えば、「独自ドメインから配信」機能を使えば、会社のドメインからメールを送信できるため、ブランドイメージの一貫性を高められます。また、「IP制限機能」によって、指定したIPアドレス以外からの管理画面へのアクセスを制限できるため、セキュリティ面でも安心です。

さらに、「チーム利用」機能を使えば、招待状の共同編集や受付係の追加が可能になり、チームでの運用がスムーズになります。このように、ビジネス利用に不可欠な機能が充実しているのが、Yobunaraの大きな強みと言えるでしょう。

デメリット: WEB版のみで専用のスマホアプリは無い

Yobunaraは、現在WEB版のみの提供で、専用のスマートフォンアプリはありません。ただし、WEB版はレスポンシブデザインに対応しているため、スマートフォンやタブレットからでも快適に操作できます。

とはいえ、アプリならではの利便性や通知機能などは利用できないため、頻繁にモバイルから利用したい方にとっては若干の不便さがあるかもしれません。今後、専用アプリの開発にも期待したいところです。

以上のように、Yobunaraにはビジネス利用に適した機能が豊富にある一方で、専用アプリが無いという欠点もあります。これらを踏まえて、自社のニーズに合うかどうかを見極めることが重要です。

WEB招待状の導入方法

Yobunaraを使ってWEB招待状を作成し、イベントを効率的に管理するための導入手順をご紹介します。以下の手順に従えば、簡単にYobunaraを始めることができます。

Yobunaraの導入は非常に直感的で、特別な技術知識は必要ありません。まずは無料プランで試してみて、その便利さを実感してください。イベントの規模や頻度に応じて、適切なプランにアップグレードしていくことをおすすめします。

Yobunaraの料金プラン

Yobunaraは、ビジネスニーズに合わせて選択できる柔軟な料金プランを提供しています。基本料金とゲスト利用枠料金の組み合わせで、必要な機能と規模に応じたプランを選ぶことができます。

1．基本料金（プラン別）

• フリープラン：0円
  基本的なWEB招待状機能を無料で利用できます。招待状の作成、ゲストの出欠管理などの基本機能が含まれています。

• スタンダードプラン：12,100円/月（税込）
  フリープランの機能に加え、オリジナルロゴ設定、招待状のパスワード保護、一括メール配信、ゲストデータのCSVダウンロードなど、より高度な機能が利用可能です。

• ビジネスプラン：36,300円/月（税込）
  スタンダードプランの機能に加え、メールの宛名詳細設定、チーム利用機能、出席者数の上限設定、IP制限などのビジネス向け機能が含まれています。

• エンタープライズプラン：要相談
  オリジナルデザインの作成やカスタマイズなど、特別なニーズに対応します。

各プランの機能の比較

招待状の編集

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
利用枚数	無制限	無制限	無制限
文面編集	◯	◯	◯
カバー画像の編集	◯	◯	◯
会場MAP表示	◯	◯	◯
Yobunaraフォト利用	◯	◯	◯
招待状のコピー	☓	◯	◯
招待状の閲覧制限（パスワード設定）	☓	◯	◯
シェアイメージ編集	☓	◯	◯
オリジナルロゴ設定	☓	◯	◯
英語対応	☓	☓	◯

回答フォームの機能

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
ゲストの回答・更新	◯	◯	◯
ゲストの出欠回答データ集計	◯	◯	◯
回答期限設定	◯	◯	◯
選択肢項目の追加	☓	◯	◯
回答フォーム非表示（案内状利用）	☓	◯	◯
出席者数の上限設定	☓	☓	◯

ゲスト管理

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
ゲスト情報の収集	◯	◯	◯
ゲストデータCSVダウンロード	☓	◯	◯
ゲストデータCSVアップロード	☓	◯	◯

スマート受付

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
受付票の配信	☓	◯	◯
受付端末の設定・受付	☓	◯	◯
受付時送信メール	☓	☓	◯

メール配信設定

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
招待状をメールで一括配信	☓	◯	◯
出欠回答リマインドメール	☓	◯	◯
イベント開催リマインドメール	☓	◯	◯
メールの署名設定	☓	◯	◯
支払先情報の表示	☓	◯	◯
メールの宛名の詳細設定	☓	☓	◯
スマート受付での受付時送信メール	☓	☓	◯
独自ドメインから配信	☓	☓	◯
英語対応	☓	☓	◯

チーム利用

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
招待状の共同編集機能	☓	☓	◯
スマート受付の共同編集機能	☓	☓	◯

セキュリティ

機能	フリー	スタンダード	ビジネス
パスワード閲覧制限	☓	◯	◯
IP制限	☓	☓	◯

2．ゲスト利用枠料金

基本料金に加えて、ゲストデータの閲覧・編集に必要なゲスト利用枠を購入する必要があります。料金は以下の通りです。

• 50人：4,950円（税込）
• 100人：9,900円（税込）
• 300人：29,700円（税込）
• 500人：49,500円（税込）
• 1,000人：99,000円（税込）

なお、アカウント開設時に20名分のゲスト利用枠が無料で提供されます。

Yobunaraの料金体系は、イベントの規模や頻度に応じて柔軟に調整できるため、小規模な企業から大規模な組織まで、幅広いニーズに対応することができます。まずは無料のフリープランから始め、必要に応じてアップグレードすることをおすすめします。

よくある質問

Yobunaraに関するよくある質問とその回答をまとめました。ご利用前の疑問点の解消にお役立てください。

Q. プランの違いについて知りたい。

Yobunaraには、無料の「フリー」プランと、有料の「スタンダード」「ビジネス」「エンタープライズ」プランがあります。各プランで利用できる機能が異なります。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

Q. 有料プラン・ゲスト枠の決済方法を知りたい。

クレジットカード払いが基本です。VISA、MasterCard、JCB、AMERICAN EXPRESS、Diners Club、Discoverに対応しています。請求書払いをご希望の場合は、お問い合わせフォームよりご相談ください。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

Q. ゲストの回答が、ゲスト利用枠を超えて登録された場合、どうなりますか？

ゲストの回答数がゲスト利用枠を超えた場合、引き続きゲストの登録は可能ですが、ゲストリスト上で「閲覧制限中」と表示され、出席者名等の回答データが閲覧できなくなります。閲覧制限を解除するには、ゲスト利用枠の追加購入が必要です。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

Q. セキュリティ対策について知りたい。

閲覧パスワードを設定することで、招待状の内容を見るときにパスワードの入力を必須にできます。また、有料プランでは、IP制限機能も利用可能です。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

Q. 「独自ドメインから配信」とはどんな機能ですか？

「独自ドメインから配信」は、システムから送信されるメールをお客様の指定したメールアドレスから配信できる機能です。お客様のブランドイメージの一貫性を高めることができます。ビジネスプランのお申込みが必要です。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

Q. 「スマート受付」とはどんな機能ですか？

「スマート受付」は、イベント当日の受付をQRコードで行える機能です。受付のスピードアップと、リアルタイムの出席管理が可能になります。スタンダードプラン以上でご利用いただけます。

参照: よくある質問 | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター

その他のよくある質問については、ヘルプセンターをご覧ください。

まとめ

この記事では、ビジネスイベントの招待業務を効率化するWEB招待状サービス「Yobunara」について詳しく解説しました。

従来の紙の招待状では、作成から発送、出欠管理まで多くの時間と手間がかかっていましたが、YobunaraのWEB招待状なら、わずか4ステップですべての招待業務を完結できます。しかも、紙の招待状に比べて所要日数が3日に短縮され、コストも約70%削減できるなど、大きなメリットがあります。

Yobunaraには、招待状のカスタマイズ機能や出欠フォーム、QRコードでのスマート受付など、イベントの招待に必要な機能がオールインワンで揃っています。無料のフリープランから、ビジネス利用に適した有料プランまで、幅広いニーズに対応可能です。

実際に、東急不動産や神奈川大学アメリカンフットボール部などでも導入され、大規模イベントの招待業務を大幅に効率化することに成功しています。LINEとYobunaraを組み合わせることで、ゲストとのコミュニケーションも活性化できるようです。

イベントの招待業務に課題を感じている方は、ぜひYobunaraの導入を検討してみてください。使いやすさ、豊富な機能、そして導入実績の豊富さから、きっとご満足いただけるはずです。まずは無料プランで試してみて、その利便性を実感してみてはいかがでしょうか。

参考文献

• WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）｜あらゆるイベントを心地よく、スマートに。

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1. 東急不動産株式会社の事例 ↩︎

2. 神奈川大学アメリカンフットボール部 Atoms の事例 ↩︎ ↩︎

3. 株式会社ココチエ KOKOCHIE Inc. ↩︎

4. STEP2.招待状を作ろう | WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ） ヘルプセンター ↩︎